- ألو. عندنا فكرة نود أن نعمل معكم في ثمانية عليها.
- في الخدمة. آمرني.
- ودّنا نجتمع معكم، ونشوف.
هذا المثال، هو الأصل في السوق. الجميع يحب أن يجتمع. وقد كنّا نجيب الطلبات، ونذهب للاجتماعات. ونكتشف أنّ كل الاجتماعات الأولية دون استثناء، كان يمكن أن تتم عبر رسالة بريدية.
اليوم، تغيّرت الإجابة. وبتنا نطلب أن يرسل العميل طلباته، وفكرته، ونبذة عن المشروع على البريد الإلكتروني. ولم يصدف أن رفض أحدهم. وما كانت هذه الخطوة إلّا أفضل لنا ولهم. ونوفّر الوقت علينا، وعليهم.
وإذ أنّ أزمة الاجتماعات الخارجية اتضحت. بقي أنّ هناك أزمة الاجتماعات الداخلية. فنجد الجميع يحبّ الاجتماعات. ألم أقل لكم؟ أزمة. حتّى أنا كاتب هذا الدستور، فكّرت أن أطلب اجتماعًا لنقاش فكرة تحديث الدستور!
نواميس الاجتماعات
- مدّة كل اجتماع هي 30 دقيقة. عندما تبدأ الاجتماع مع عميل، أو مع زميل، سواءً باستخدام الساعة المكتبية، أو ساعة جوالك. احسب 30 دقيقة قبل أن تبدأ، وانطلق. اشعر من معك في الاجتماع بالمدّة المقدّرة للاجتماع. إذا رنّ المنبه، فالاجتماع قد انتهى. قد تكون في البداية صعبة. لكن، مع الوقت ستكتشف أنّ الإنتاجية أعلى.
- تأكّد أن الاجتماع هو الحل الأمثل لاختصار الوقت والجهد. وهنا المسألة نسبية، وتستطيع أن تقدّرها وتقرّر. فأحيانًا، رسالة إلى من يهمهم الأمر، قد تحصل من خلالها على النتائج المرجوّة بدلاً من الاجتماع. وأحيانًا، مكالمة. وأحيانًا، أن تبحث أكثر وتولي الفكرة اهتمامًا أكثر. وأحيانًا، قد يكون الاجتماع هو الوسيلة الأفضل. أنت من يحدد ذلك.
- حاول أن تبدأ الاجتماعات بذكر الأهداف التي تودّ أن تخرج بها، لضمان أن الجميع على نفس الصفحة.
- من يحضر الاجتماع؟ هذا أمرٌ قد يبدو بسيطًا، لكنّه مهم. دعوتك ستة أشخاص للاجتماع، يعني لا يعني أنّها مجرد نصف ساعة، بل هي في الحقيقة 3 ساعات. هي نصف ساعة من كل موظف. فتأكد أن من تريده أن يحضر الاجتماع هو حقًا مهم في هذا الاجتماع.
- في حال الاجتماعات الخارجية، فإن كان لديك عرضًا ستقدمه على الشاشة، لا تنسَ التنسيق مع الجهة المستضيفة لتجهيز الشاشة.
- حضّر لكلّ اجتماع بشكل جيد. ابحث عن أفضل النماذج Best case studies المتعلقة بالموضوع أو التقارير والأرقام التي قد تستفيد منها أثناء الاجتماع.
- أرسل أجندة الاجتماع، والأهداف المرجو تحقيقها من الاجتماع قبل الاجتماع بفترة. قد تكون الفترة الأمثل 48 ساعة.
- دوّن أثناء الاجتماع، سواءً في مذكرة ورقية أو على الحاسب المحمول. حاول الابتعاد عن التدوين على الجوال ما استطعت. عادةً لا يعطي انطباعًا إيجابيًا للشخص الذي أمامك. استأذنه التدوين على الجوال، لكي لا يظنّ أنك مشغول عنه. واكتب محضر الاجتماع في القسم المعني داخل ثمانية.
- لخص كلّ ما اتفقتم عليه عند انتهاء الاجتماع.
ثلاثٌ راجعها
- راجع الأهداف المرجوة وتأكد أننا لن نستطيع تحقيقها إلا باجتماع. أي موضوع يمكننا اعتماده أو مناقشته في بيسكامب، نناقشه في بيسكامب أو مكالمة لو لزم الأمر.
- راجع الأهداف المرجوة من الاجتماع وتأكد أن المدعويين فعلًا وجودهم ضروري ويستحق أن تسحبهم من عملهم لأجل الحضور. لا تعزم متفرجين.
- راجع الأهداف المرجوة وحاول تحديد المدة المتوقعة. نستطيع جدولة اجتماعات أقل من 15 دقيقة إذا كان يمكننا الخروج بما نحتاجه في هذه المدة.
اجتماعات دورية
هناك عدد من الاجتماعات الدورية التي نقوم بها في ثمانية، والتي من شأنها أحيانًا، الترفيه فقط. وأحيانًا التقويم والتطوير.
اجتماع المرآة
يجتمع الرئيس التنفيذي، أو التنفيذيين، مع بقية الموظفين. كلّ موظف على حدة. تكون هذه الاجتماعات مرّة في الشهر، وقد تكون في المكتب، أو تكون في مقهىً أو مطعم. والهدف من هذا الاجتماع أن يعطي كل موظف الآخر رأيه. فيعطي المدير رأيه في أداء الموظف، وينعكس الدور، في أن يعطي الموظف رأيه في أداء المدير. فيقول كل طرف ما في خاطره بصدق ووضوح.
الزمكان
يجتمع فريق ثمانية كاملاً مرةً كل شهر للحديث في كل ما حدث في الشهر المنصرم. لا يقتصر الحديث على ثمانية والعمل، بل إلى التحديات أو المغامرات أو المواقف المضحكة أو المبكية. لا يكون هناك أجندة لهذا الاجتماع.